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高效協(xié)同 | 甘帥：16年職業(yè)生涯對信息化建設(shè)的3個感悟?（2）

發(fā)表日期：2022-07-06 文章編輯：緯衡科技覽次數(shù)：5992

2.體系標(biāo)準(zhǔn)

體系和標(biāo)準(zhǔn)，首先內(nèi)部調(diào)研，目標(biāo)是了解企業(yè)業(yè)務(wù)模式、組織結(jié)構(gòu)、主要業(yè)務(wù)的處理流程、目前的管理現(xiàn)狀，獲得管理調(diào)整的基礎(chǔ)信息。有幾個點(diǎn)分享下：

第一，內(nèi)部調(diào)研一定要盡早做，避免先開處方再詳細(xì)診斷，知己知彼方能正確決策。急于求成，管理問題沒有梳理好、標(biāo)準(zhǔn)沒有統(tǒng)一好、體系沒有建立好，就匆忙要上系統(tǒng)是一種普通現(xiàn)象。我們在十年前經(jīng)驗(yàn)不足時候，吃過大虧，雙方都很認(rèn)同和信任，需求范圍大概確定后，客戶為了按時完成預(yù)期工作，我們也順理成章地認(rèn)為企業(yè)對自己存在的問題和需求是再明白不過了，快速簽訂合同開干以后，發(fā)現(xiàn)客戶根本不了解自己，沒有人能夠提供完整的企業(yè)業(yè)務(wù)流程，甚至有的工作一二個關(guān)鍵人請假了，其他人不清楚具體要如何操作。我們做了大量的管理咨詢和調(diào)研之后，然后發(fā)現(xiàn)具體需求和當(dāng)初的已經(jīng)有較大偏差，等堅持做完也付出巨大代價,客戶本身也不好過，需求反反復(fù)復(fù)，產(chǎn)生大量內(nèi)耗。

第二，技術(shù)解決不了管理的問題，管理解決不了組織的問題，調(diào)研的時候要從管理提升、信息化視角去調(diào)研，傳統(tǒng)的管理及組織和生產(chǎn)和技術(shù)經(jīng)常是脫節(jié)的，如果僅僅是將現(xiàn)有工作網(wǎng)絡(luò)化、電子化，價值是有限的，我們目標(biāo)是優(yōu)化管理和組織。

第三，調(diào)研執(zhí)行障礙，例如不大懂電腦、松散管理、執(zhí)行力比較難、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化低、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏、軟硬件環(huán)境、潛規(guī)則等等。

第四，調(diào)研應(yīng)該以了解管理現(xiàn)狀和規(guī)劃為重，分析用戶的真實(shí)需求，保持中立的態(tài)度。如果條件不成熟，調(diào)研過程中不給任何方案，暫時不解決也是一種方案。

感悟二：產(chǎn)品技術(shù)

產(chǎn)品和技術(shù)的選擇，每次我們都非常謹(jǐn)慎得去判斷一個項(xiàng)目是否投標(biāo)，去分析項(xiàng)目最終結(jié)果是否可以和用戶成為共贏的伙伴。對于用戶而言，同樣追求選擇適合的軟件廠商和產(chǎn)品技術(shù)，并且控制好風(fēng)險，尋找平衡點(diǎn)，形成和諧共贏的合作關(guān)系。但在實(shí)際工作中，有很多難點(diǎn)：

例如投標(biāo)，評標(biāo)組有各種成員，那家軟件廠商演示的好，響應(yīng)標(biāo)書到位，就可能獲得項(xiàng)目評標(biāo)組成員的認(rèn)可，打分比較高，真正懂行的信息化負(fù)責(zé)人不一定能起主導(dǎo)作用。

例如價格，我們的目標(biāo)是引進(jìn)優(yōu)秀的產(chǎn)品和服務(wù)，讓我們的員工享受到先進(jìn)科技所帶來的便利和快捷,但是廠商之間價格往往是差距較大，常因?yàn)槿狈ψ龀杀竞托б娣治觯敿?xì)評估軟件商的開發(fā)量、服務(wù)、人力等綜合成本，詳細(xì)評估軟件產(chǎn)品的功能、穩(wěn)定性和維護(hù)成本，感覺因素占主導(dǎo)，就有可能選擇價格比較低而非性價比價值最高的。

如何正確選擇適合的軟件廠商和產(chǎn)品技術(shù)：

第一、我們可以將所有工作進(jìn)行量化和分析：

◆ 目標(biāo)問題化（將目標(biāo)轉(zhuǎn)換成具體要解決什么問題，解決到什么程度）、功能細(xì)節(jié)化、服務(wù)明確化（對應(yīng)問題有哪些功能，細(xì)節(jié)描述清楚，對服務(wù)的范圍、層次、時間界定清楚，功能和服務(wù)都要量化成可以考核的和衡量的指標(biāo)和描述）；

◆ 風(fēng)險最大化（樂觀定目標(biāo)，悲觀做事，對可能的風(fēng)險做好預(yù)計，要預(yù)計技術(shù)風(fēng)險，核心技術(shù)決定產(chǎn)品的品質(zhì)；要預(yù)計產(chǎn)品風(fēng)險，在企業(yè)規(guī)模應(yīng)用中，任何一個小的錯誤都將變成一個大的問題，成熟的產(chǎn)品平臺需要經(jīng)過大量實(shí)際環(huán)境的磨合，才會具有穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性、通用性和易維護(hù)性，才會可以快速實(shí)施部署上線運(yùn)行、易于推廣使用、見效快；要預(yù)計案例風(fēng)險，如果沒有類似的案例，從頭去摸索，對項(xiàng)目的需求了解成本、系統(tǒng)開發(fā)成本、實(shí)施成本都是非常巨大的。

第二、要預(yù)計能否長期合作的風(fēng)險，信息化建設(shè)需要軟件公司長期提供有效的服務(wù)，所以，企業(yè)在選型過程中,必須選擇能伴隨企業(yè)的不斷成長和發(fā)展、不斷提供相應(yīng)解決方案的廠商。

第三、價格價值化（受益和直接及隱形的成本進(jìn)行對比，價格是多少，維護(hù)成本是多少，產(chǎn)品功能如何，運(yùn)行效率如何全面進(jìn)行對比）。預(yù)計風(fēng)險是為了控制風(fēng)險，合作中可能發(fā)生哪些不利事件？特征是什么？我們將采取何種措施？比如說有新需求、有功能變更，雙方該如何去面對？有了預(yù)案，并讓團(tuán)隊知道，并在合同中體現(xiàn)，這樣問題來了也不是問題了。

感悟三：實(shí)施運(yùn)維

1.人員選擇和制度配套

產(chǎn)品和技術(shù)確定后，我們開始進(jìn)行項(xiàng)目準(zhǔn)備，為實(shí)施打好基礎(chǔ)。實(shí)施是將軟件產(chǎn)品與企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)合的過程，是典型的項(xiàng)目管理過程，項(xiàng)目管理本質(zhì)對變化的管理，需要建立相應(yīng)的項(xiàng)目體系，要上接天、下接地，能夠落地。項(xiàng)目管理體系具體如何建立大家都可以找到很多參考資料，在這里，我強(qiáng)調(diào)的是我們要避免最大的誤區(qū)：偽項(xiàng)目制，常見到領(lǐng)導(dǎo)小組形同虛設(shè)、項(xiàng)目經(jīng)理難勝任，項(xiàng)目小組沒有足夠的資源、責(zé)、權(quán)、利失衡，實(shí)質(zhì)性角色不全、無相關(guān)給力的工作制度。最核心的是項(xiàng)目經(jīng)理的選擇非常重要，對項(xiàng)目實(shí)施的成敗將起到非常重要的影響，應(yīng)該具備以下特征，專職、收入和項(xiàng)目成效掛鉤，專業(yè)，管理和技術(shù)都有，管理能力更加重要，人際關(guān)系較好，積極主動，能夠有效推進(jìn)各項(xiàng)實(shí)施工作，在正式權(quán)力很少的情況下，必須善于鼓舞和激勵員工，同時被領(lǐng)導(dǎo)信任，意見能代表項(xiàng)目決策者。

▲緯衡科技服務(wù)林同棪雙方團(tuán)隊分工配合表

2.標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施運(yùn)維SOP

項(xiàng)目組成立以后，要制定項(xiàng)目方案，實(shí)施方案包含項(xiàng)目背景、目標(biāo)、范圍、策略、進(jìn)度計劃、任務(wù)分配、風(fēng)險分析、溝通管理、變更管理，每家企業(yè)實(shí)施方案都有獨(dú)特需求，個性化之前我們先借鑒現(xiàn)有的經(jīng)驗(yàn)，例如軟件廠商提供的標(biāo)準(zhǔn)方案，我們也提供了大量可直接利用的實(shí)施工具及模板，降低了企業(yè)的實(shí)施工作量及投入成本；明確了不同類型項(xiàng)目實(shí)施階段及步驟，縮短了項(xiàng)目交付的周期；提供驗(yàn)證過的預(yù)配置規(guī)避實(shí)施風(fēng)險。我們通過有條理地組織項(xiàng)目實(shí)施各個階段的項(xiàng)目活動，定義了一整套文檔體系和最佳實(shí)踐庫，描述工作步驟、任務(wù)和每一階段項(xiàng)目的里程碑，規(guī)范了項(xiàng)目實(shí)施過程的管理，提高工作效率。

在此過程中，我們利用知識管理的理念：

第一、是分析過去的成果，利用現(xiàn)有案例、成熟的實(shí)施方法，降低對人員要求；

第二、指導(dǎo)現(xiàn)在生產(chǎn)，催進(jìn)實(shí)施團(tuán)隊快速成長，對項(xiàng)目各環(huán)節(jié)提供有效指導(dǎo)；

第三、規(guī)范將來的流程，將實(shí)施各項(xiàng)工作逐步標(biāo)準(zhǔn)化、參考化，實(shí)現(xiàn)快速拷貝。

▲SOP標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)

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